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QUALCHE CONSIGLIO PER ORGANIZZARE BENE UNO SCAMBIO

 

Nel  corso  degli anni abbiamo imparato molto sul meccanismo dello scambio casa ed io vorrei aiutarla ad iniziare in modo piacevole e positivo un’ esperienza per lei nuova. Per essere schematica dividerei i "consigli" in quattro punti fondamentali:

 

1) PREPARARSI (da fare subito appena riceve queste pagine).

Si procuri ( Ente del Turismo) una documentazione che illustri la zona dove si trova la casa che offre. Questo é  necessario soprattutto se la casa non é situata in una grande città perché presentare nei dettagli tutta l’area circostante é  molto utile. Consideri quindi la regione con gli occhi di un turista e cominci a preparare una lettera da spedire agli eventuali partners.

 

A) Dica  quali sono le caratteristiche del luogo, le attrattive, le cose importanti da vedere (monumenti, palazzi, musei ecc), quali escursioni o passeggiate si possono fare, indicando attrezzature sportive, manifestazioni culturali o folcloristiche e tutto quello che lei ritiene più opportuno segnalare.

 

B) Prenda poi in considerazione la  sua  casa:  faccia una descrizione dell'interno e delle comodità che offre ma dica anche apertamente se presenta dei lati negativi. La  illustri nella sua realtà così i partners sapranno esattamente di cosa si tratta: potranno trovarla interessante sia che si trovi in città, o al mare o in campagna. Alcune persone infatti preferiscono una grande città ma per altre la campagna é il luogo ideale e può rappresentare un angolo di pace per  chi abitualmente vive nel caos cittadino. Faccia anche delle foto dell'esterno e dell'interno e si procuri delle cartoline della zona. Dica anche in quale periodo vorrebbe fare lo scambio e per quanto tempo e quali sono le necessità della sua famiglia. Lei cosa vorrebbe sapere della casa e della famiglia con cui potrebbe effettuare lo scambio? Cerchi di dire loro le stesse cose che le interesserebbe  sapere dando il maggior numero di informazioni possibile.

 

C) Per  compilare questa lettera usi la lingua straniera che parla meglio (la maggior parte dei soci Intervac parla l'inglese o il francese); eventualmente si faccia aiutare dai figli o da qualche amico. Scriva questo testo a macchina possibilmente, in modo da poterne fare delle fotocopie ben leggibili. (ne faccia almeno una ventina)

 

2) SCEGLIERE - (Occorre rapidità)

Faccia subito un'ampia scelta delle offerte che le sembrano più interessanti. . Le raccomando  la tempestività: il suo successo potrà dipendere in parte dalla rapidità con cui agirà.

Nell'esaminare le varie proposte faccia attenzione alle dimensioni della casa (cioé ai posti letto) e alla composizione della famiglia; riguardo alla localizzazione e alle date i soci Intervac sono in genere assai flessibili. Non si limiti a prendere in considerazione soltanto le offerte che corrispondono esattamente a quello che cerca: talvolta delle varianti sono necessarie e dipendono, di anno in anno, dalle varie offerte.. Talvolta si può esser costretti a modificare un po’ le date oppure, se i partenrs dispongono di 4 posti letto mentre ne occorrerebbero 5, si può chiedere di aggiungere un letto di fortuna.

3) ENTRARE IN CONTATTO

A) Prenda  l'iniziativa e telefoni immediatamente a quelle famiglie le cui offerte l'attirano maggiormente; fornisca il suo numero di iscrizione a Intervac  e se vede che la sua telefonata incontra interesse dica che invierà tutti i dettagli e spedisca subito la lettera che ha preparato con le informazioni.  Queste telefonate sono utili e rappresentano una spesa minima in vista di una vacanza.

 

B) Invii le fotocopie della lettera non solo alle persone che ha contattato telefonicamente ma anche a tutte quelle famiglie che sono suscettibili del suo interesse. E' importante infatti allacciare molti contatti in modo da aprirsi più possibilità, ed è bene tenere aperto il discorso con vari  possibili partners e non interrompere i contatti finché non si sarà stabilito con quale famiglia effettuare lo scambio. Puntualizzi subito che se non riceverà una conferma sicura entro un certo periodo la proposta decade (potrebbe indicare 2/3 settimane così anche lei avrà il tempo di fare vari sondaggi e di riflettere). Generalmente in 3 settimane si riesce a concretizzare uno scambio.

 

C) Non dimentichi che a sua volta riceverà lettere e telefonate di persone interessate alla sua abitazione, il che le aprirà ulteriori possibilità. Anche in  questo caso se riceve una lettera con una offerta che le piace non esiti a telefonare. Risponda comunque alle lettere che le arriveranno anche se si tratta di declinare una offerta .

 

4) TROVARE UN ACCORDO

Dopo essere entrati in contatto, scambiato lettere e telefonate con varie famiglie, dovrà concludere, in modo definitivo, un accordo con i partners che ha scelto. Scrivetevi e telefonatevi spesso affinché tutti i  dettagli siano ben chiari.(vedere anche Preparativi per lo Scambio). Parli di tutto con i suoi partners. Si assicuri di aver fissato le date esatte per lo scambio. Concordate il modo per la consegna delle chiavi di casa. Se non può incontrare i suoi ospiti faccia in modo che ci sia qualcuno ad accoglierli. Invii ai partners uno schema semplice indicando come raggiungere la sua casa a seconda del mezzo di trasporto che useranno.

Esaminate bene insieme tutti i dettagli in modo che non siano possibili dei malintesi.

Appena avrà concluso un accordo definitivo informi subito Intervac Italia spedendo il modulo  di AGREEMENT FORM.

 

P R E P A R A T I V I P E R L O S C A M B I O

Prima dello scambio è bene fare anche una lista di istruzioni varie da lasciare ai futuri ospiti. E' necessario, per esempio:

lasciare le spiegazioni necessarie per il funzionamento degli elettrodomestici e indicare dove si trovano i  contatori  del gas, della luce e dell'acqua;

fare una lista dei ristoranti e dei negozi che consiglierebbe e informarli sui giorni di chiusura dei negozi;

lasciare indirizzi di medico, dentista, farmacia, polizia, pompieri, o di amici servizievoli ai quali possano eventualmente rivolgersi;

lasciare gli oggetti di uso corrente a disposizione degli ospiti (lenzuola, asciugamani, pentole, ecc.) con l'indicazione di dove questi oggetti si  trovano.

Naturalmente anche giocattoli, libri, radio e televisione, cioè tutta l'attrezzatura della casa sarà a disposizione degli ospiti. E' meglio comunque  mettere sotto chiave gli oggetti fragili e di valore, soprattutto se verranno dei bambini.

Se lascia a casa degli animali domestici da custodire ne informi subito i suoi ospiti nella corrispondenza; dica anche se occorre che taglino l'erba del  prato o che annaffino le piante. Non dimentichi inoltre:

di lasciare cibo nel frigorifero per le prime necessità degli ospiti che arrivano

di lasciare spazio negli armadi e alcuni cassetti vuoti.

 

Mi raccomando: chieda ai suoi partners di fare le stesse cose che lei fa per loro e puntualizzate tutto.

 

ANNULLAMENTI E AGREEMENT FORM

I due partners devono compilare e firmare l’Agreement Form, spedirne una copia al responsabile del proprio Paese e tener fede agli impegni presi. L’Agreement form si trova sul sito internazionale ed anche su questo sito.

Gli annullamenti sono ammessi solo per gravi motivi. In questo caso occorre cercare una soluzione alternativa per i partners che potrebbero già aver comprato i biglietti per il viaggio e che comunque si troverebbero molto svantaggiati da un annullamento. In ogni caso avvisatemi immediatamente e cercherò di fare del mio meglio per aiutare lei e i partners.

 

ASSICURAZIONE - L'assicurazione sulla sua casa continua anche quando ci sono altri ospiti; in caso di dubbio e se vuole estenderla ne parli col il suo assicuratore. Lo stesso vale per lo scambio macchina.

 

BOLLETTE DA PAGARE - L'uso  del  gas e dell'elettricità viene scambiato in modo forfettario, mentre tutti sono tenuti a pagare le telefonate che eventualmente facessero.  E' buona norma  fare  un elenco delle telefonate che si fanno chiedendo l'importo alla Telecom o all'Azienda Telefoni locale in modo da regolare il conto alla  fine  del soggiorno. E’ però più semplice e meno dispendioso chiamare da una cabina pubblica e ricevere a casa le chiamate in arrivo.

 

E infine:

Chiarezza e disponibilità dovrebbero essere alla base del "vivere Intervac".

E se per caso l'alloggio che prende in prestito non é così ben tenuto come il suo, cosa possibilissima data la differenza di mentalità e di abitudini, non se ne preoccupi troppo. Pensi che é ben più piacevole avere un appartamento dove si é liberi di fare ciò che si vuole piuttosto che una camera d'albergo . E soprattutto é molto meno caro.

Quando tornerà dalle vacanze mi scriva. Mi dica come sono andate le cose e se lo scambio è stato piacevole. Personalmente io mi diverto sempre molto quando scambio la mia casa.

E se ha dei suggerimenti da darci che potranno servire a migliorare il nostro servizio gliene saremo grati

 

 

Gaby Zanobetti . Via Bottega 33. Loc. Calvenzano - 40038 VERGATO (Bologna)
Telefono : 051. 917 842

Telefono e  Fax : 051. 917 841

cellulare : 329. 74 60 417

L'orario per le telefonate é : dalle ore 8.00 alle 12.30 e dalle 16.30 alle 19 

Email: info@intervac.it